Espace famille – guichet unique

• Les pré-inscriptions scolaires
• La restauration scolaire
• L’accueil périscolaire
• Les accueils de loisirs
• Le transport scolaire

La simplicité

• Effectuer le maximum de démarches sur un même site
• Réduire les transmissions de documents et de justificatifs à l’administration
• S’inscrire une seule fois (par année scolaire) pour les activités régulières

L’équité

Garantir un traitement équitable des usagers de l’ensemble des services. Le tarif des prestations payantes accessibles au guichet unique est défini en fonction des ressources des utilisateurs sur la base du quotient familial identique à celui de la CAF/MSA. La tarification sera donc adaptée à la situation financière de chacun des usagers. Les tranches de tarifs étant susceptibles d’évoluer, les familles doivent actualiser régulièrement leur quotient familial.

Améliorer l’efficience des services publics

Afin de gérer les services au plus près des besoins, la collectivité devra améliorer son organisation. Les familles devront également respecter les règles des services : réservation obligatoire, la gestion du compte famille, les absences non justifiées facturées… Des règles de bon sens pour un usage responsable des services publics.

Améliorer la qualité d’accueil des enfants

• L’objectif est d’alléger les structures d’accueil des formalités administratives d’inscription et de paiement afin de permettre aux agents d’exercer pleinement leur métier.
• La sécurité des enfants sera renforcée (listes de présences, pièces sanitaires, PAI …)

Améliorer la qualité d’accueil des familles

• L’objectif principal est de simplifier les démarches administratives des familles en proposant un lieu unique dévolu à l’inscription des enfants dans les structures communales.
• Le second objectif est la production par les familles, en une seule fois, de l’ensemble des documents obligatoires.
• Le paiement est également facilité par la création d’un compte famille pour l’ensemble des prestations.

Moderniser le service public municipal

• Modes de paiement
• Facilitation des échanges avec les familles (mail, sms …)

Les modalités d’inscription

La commune s’est dotée d’un logiciel ARPEGE CONCERTO qui s’appuie sur un dossier famille unique et partageable. Toutes les informations sont centralisées et partagées avec les services concernés. Elles sont confidentielles.

La constitution du « dossier famille » est un préalable obligatoire. Ce dossier regroupe toutes les informations nécessaires à l’inscription aux différentes activités proposées par la Ville.

La collecte des informations nominatives effectuée par la Ville a fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL. Le RGPD est mis en place.

Un dossier est remis à chaque famille. Il doit être mis à jour à chaque début d’année scolaire.

Le Compte famille

• L’ouverture du compte : Le compte famille est un mode de gestion comparable à un compte bancaire. L’ouverture du compte est automatique à la première inscription à l’une des activités. Une nouvelle inscription à une autre activité ne provoque pas l’ouverture d’un deuxième compte. Chaque compte permettra la consommation aux activités et leur paiement. Le compte devra être alimenté en fonction des réservations.
• L’approvisionnement du compte : Le payeur crédite son compte par des versements et le débite par des consommations.Plusieurs moyens de paiement sont mis à votre disposition (espèces ; chèques bancaires (à l’ordre du Trésor Public) ; chèques vacances (pour le centre de loisirs des vacances) ; chèques CESU pour frais de garde des enfants de moins de 6 ans, pouvant couvrir uniquement les dépenses des centres de loisirs (mercredis, vacances, séjours) et des accueils avant et après classe).

• Le débit du compte : Chaque pointage à une activité déclenchera un débit du compte, de la valeur du tarif en vigueur.Il existe deux types de pointage : les prévisions de consommations et les réalisations. Seules les réalisations permettent de débiter le compte de la famille en fonction de la tarification en vigueur.

Entre le 01 et le 15 de chaque mois, le traitement nommé Bilan de consommation, permet d’effectuer le rapprochement entre les approvisionnements et les consommations. Une relance sera opérée auprès des familles ayant un compte débiteur. Si le compte n’est pas approvisionné dans le délai imparti, la dette sera transmise en perception.

• Les pointages : Les agents du transport scolaire, du restaurant scolaire, de l’accueil périscolaire et de l’accueil de loisirs n‘ont plus à cocher des listes pour pointer les enfants, le pointage se fait via un Smartphone, relié directement au logiciel du guichet unique.

Outre le gain de temps considérable et la fiabilité des données, cet outil permet :

• La transmission des informations au logiciel pour la facturation unique
• D’informer en direct de l’absence d’un enfant
• De consulter le dossier de chaque enfant en temps réel (appel des parents, dossier santé…)

Le relevé de compte

Le relevé de compte est destiné aux familles. il est disponible chaque mois via le Portail familles et restera consultable durant 1 an.

Il s’apparente à un relevé de compte bancaire. Ce n’est pas une facture. Il permet d’informer les familles sur tous les mouvements créditeurs (ce qui différencie notamment le relevé de compte d’une facture, qui elle, dans la majorité des cas, ne rend pas compte des règlements versés) et débiteurs (principalement les consommations) effectués sur le compte pour une période donnée, ainsi que les soldes du compte au début et à la fin de cette période.

Les soldes se présentent sous la forme soit :

• d’un montant négatif qui indique que les consommations sont supérieures aux provisions faites sur le compte famille ; la famille doit donc de l’argent à la Mairie.
• d’un montant positif qui indique que les provisions sont supérieures aux consommations ; la famille a donc une réserve monétaire sur son compte famille.

Le solde à une date donne donc une vision globale de l’état du compte sous la forme d’un montant, y compris tous les mouvements à cette date.

Le Portail Famille

Le portail famille est un espace en ligne permettant d’avoir sous les yeux en quelques clics, de chez soi, son dossier avec toutes les inscriptions, les réservations, quel que soit l’enfant concerné. Grâce à un code d’accès (qui vous sera transmis après dépôt et saisi du dossier de votre enfants), toutes les familles peuvent faire leurs démarches en ligne.

Vous y accédez en cliquant sur ce lien : https://www.espace-citoyens.net/saintlaurentnouan/espace-citoyens/